Yoğun bakım ünitelerinde tıbbi kayıtların dijitalleşmesinin iş süreçlerine etkisi

Abstract

Sağlık bakım hizmetleri sunumunda verinin dijitalleşmesinin en düşük olduğu alanlardan birisi yoğun bakım üniteleridir. Bu çalışmanın amacı, yoğun bakım ünitelerinde kâğıt formlar üzerinde tutulan tıbbi kayıtların dijitalleştirilmesi ile iş süreçlerinde oluşacak etkinin ölçülmesidir. Etkinin ölçümü kâğıt ve dijital ortamda doldurulan formların doldurulma süreleri ile, harcanan kâğıt ve toner miktarları arasındaki zaman, kâğıt ve toner kullanımı hesaplanarak muhtemel tasarruf belirlenmiştir. Ayrıca, birleşik modelleme dili (UML) içerisinde yer alan aktivite diyagramı ile süreç analizi yapılmıştır. Bu analiz için, İstanbul Medipol Üniversitesi Hastanesi'nde Ekim 2017- Eylül 2018 tarihleri arasında Genel Yoğun Bakım Ünitesinde yatışı bulunan 428 hastanın 522 protokolde gerçekleşen 5.420 bakım günü verileri esas alınmıştır. 8 yıllık yoğun bakım hemşireliği tecrübesi bulunan X Hemşire ile 4 yıllık yoğun bakım hemşireliği tecrübesi bulunan Y Hemşire gözlemsel araştırma tekniği kullanılarak takip edilmiş ve form doldurma süreleri vaka başında tek tek kaydedilmiştir. Günlük takip edilen tıbbi formların dijitalleşmesi halinde X hemşire için günlük 48 dakika süre kazanımı gerçekleşirken, Y hemşire için günlük 65,50 dakika süre kazanımı gerçekleşmiştir. Yıl içerisinde tek seferlik doldurulan formların süresi de eklendiğinde yıllık bazda süre kazanımı Y hemşire için 248,20 bakım günü, X hemşire için 181,44 bakım günüdür. Elde edilecek insan kaynağı tasarrufu 1 hemşire zamanı ila 0.72 hemşire zamanına denktir. Ayrıca, 22 yataklı bir yoğun bakım servisinde yıllık bazda 4.010,35 TL kâğıt ve 28.219,70 TL toner tasarrufu da sağlanmıştır. Tüm bu sonuçlar ışığında, yoğun bakım ünitelerindeki tıbbi formların dijitalleşmesi halinde hemşirelerin kâğıt formlar ile harcadığı zamandan tasarrufun gerçekleşmesi beklenmektedir.

One of the areas in which digitalization of data is lowest in the provision of health care services is the intensive care units. The aim of this study is to measure the impact of business processes by digitalization medical records, which are still kept on paper forms in intensive care units. The measurement of the effection was interpreted over the time difference between the times of filling the forms in the digital media. Especially the time difference, paper, and toner usage were calculated, and possible savings were determined. The activity diagram in the combined modeling language was used, and process analysis was obtained. This analysis was based on the data of 5.420 care days of 522 protocols of 428 patients hospitalized in the General Intensive Care Unit between October 2017 and September 2018 at Istanbul Medipol University Hospital. X Nurse with 8 years of intensive care nursing experience and Y Nurse with 4 years of intensive care nursing experience were followed up using observational research technique and form filling times were recorded individually at the beginning of the case. In the case of digitalization of the medical forms followed daily, 48-minute time gain was achieved for X nurse and 65.50 minute time was saved for Y nurse. When the duration of one time completed forms being added, annual gain is 181,44 days for X nurses and 248,20 days for Y nurses. The human resource savings to be achieved are equivalent to 1 nurse time to 0.72 nurse time. In addition, a 22-bed intensive care service saved 4.010,35TL paper and 28.219,70 TL toner saving on an annual basis. In light of all these results, it is expected that the time spent by nurses on paper forms will be saved if the medical forms in intensive care units are digitize.